Nicht nur beim Interview von Kitty auf der Buchmesse, auch bei vielen anderen Gelegenheiten werden wir immer wieder gefragt, wie wir das mit der Abstimmung und Zusammenarbeit eigentlich machen, da wir doch über ganz Deutschland verteilt sind. Natürlich kann man sich denken, dass das wohl irgendwie mit dem Internet zu tun hat, aber dabei gibt es ja mittlerweile viele verschiedene Möglichkeiten, die man nutzen kann – und von denen wir bestimmt mindestens die Hälfte ausprobiert haben. Im Sinne von #verlagneudenken wollen wir euch heute einmal hinter die Kulissen blicken lassen, wie wir uns als dezentraler Verlag organisieren.
Probieren geht über Studieren – die Testphase
Die Ansprüche an die Tools, mit denen man arbeitet, wachsen sowohl mit der Anzahl der Nutzer als auch mit den Aufgaben, die man mit ihnen bewerkstelligen möchte. Zu Beginn, als Jannis, Nikk und Daniel gerade erst den Entschluss einer Verlagsneugründung gefasst hatten, ließ sich das meiste noch mit simplen Mails, Messenger-Nachrichten und einer kostenlosen Dropbox lösen. Um Aufgaben gezielter festhalten zu können, kam bald der Wunsch nach einem Kollaborations-Tool auf. Nach einigem Ausprobieren fiel die Wahl zunächst auf Just und trello: In Just hielten wir die aktuell laufenden Projekte fest und protokollierten deren Fortschritt, die einzelnen Bearbeitungsschritte mit Vermerk, wer dafür zuständig ist, wurden in trello abgebildet.
Zusammen mit unseren zweimal wöchentlich stattfindenden Skype-Sitzungen und einem gemeinsamen Google-Drive ließ sich schon ziemlich gut zusammenarbeiten. Da wir Gott sei Dank seitdem ein paar Genossen hinzugewonnen haben, stießen die kostenlosen Systeme allerdings schon bald an ihre Grenzen – und es zeigte sich, das nicht unbekannte Problem, dass die Pflege eines Systems bereits Disziplin und Zeit erfordert, die Pflege von mehreren hingegen meist nicht lange akribisch zu bewerkstelligen ist, wenn so viele dabei mitmischen.
Daher haben wir uns erneut nach Möglichkeiten umgesehen, effizient digital zusammenarbeiten zu können und haben mittlerweile einen Workflow für uns definiert, der zwar bestimmt noch ausbaufähig ist, in seiner Grundstruktur allerdings sehr gut funktioniert.
Let it flow – die Grundstruktur unserer Zusammenarbeit
Die Daten
Alle unsere Verlagsdaten sind zentral auf unserem eigenen Server in einer OwnCloud organisiert. Die Dropbox ist natürlich praktisch und in viele Systeme bereits integriert, allerdings ist die Menge an Speicherplatz je nach Nutzer unterschiedlich groß, was bei einem gemeinsamen Ordner schnell dazu führt, dass man nichts anderes als astikos-Daten in seiner Dropbox lagert. Außerdem scheuen wir uns, den Kern unserer Arbeit auf den Servern eines fremden Unternehmens zu lagern. Die OwnCloud hingegen hosten wir selbst und haben dadurch die volle Kontrolle – und auch Speicherplatz, so viel wir wollen. Zudem lässt sie sich genauso leicht wie die Dropbox in das eigene Computersystem integrieren und verwenden, und verfügt auch über eine Weboberfläche.
Hier sammeln wir die Buchprojekte, Ideen für das Blog, Grafiken, und und und. Natürlich auch so schöne Aktionen wie das Dankeschön-Bild zu unserem 500. Facebook-Fan!
Manche Dokumente allerdings haben es an sich, dass mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten wollen, und anders als in einem Unternehmen, in dem man im Netzwerk angezeigt bekommt, welcher Kollege gerade die Datei offen hat, erhält man hier nur eine ungenaue Nachricht, dass man jetzt nicht in dieser einen Datei … Nunja, die Vorteile eines Google-Docs brauche ich wahrscheinlich kaum jemandem näher zu erläutern, der schon einmal damit gearbeitet hat.
Üblicherweise werden Dokumente, an denen gerade aktiv gearbeitet wird, aus der OwnCloud in ein Google Doc überführt und nach der erfolgreichen Bearbeitung wird der letzte Stand wieder in der OwnCloud abgelegt und das Google Doc gelöscht. Auf diese Weise haben wir beispielsweise Blogartikel zusammen verfasst, unseren Autorenvertrag finalisiert oder den Businessplan erstellt. Wir alle sind große Fans dieses Tools und haben deswegen nach einem Kollaborationstool gesucht, das bestenfalls mit Google Drive zusammenarbeitet. Und wir wurden fündig.
Collaboration at it’s best – das Projektmanagement-Tool
Bei einer Teamgröße von mittlerweile acht Personen ist die Zahl der Angebote an Projekmanangementsoftware immens bis unüberschaubar. Hat man wenig bis kein Geld zur Verfügung, schälen sich bald einige wenige Kandidaten heraus, wie etwa Podio, asana und Basecamp, die zumindest bis zu einer gewissen Teamgröße kostenlos sind und dann pro Nase recht bezahlbar bleiben.
Der Aufbau und die Struktur von Basecamp haben uns alle im Team dabei am meisten angesprochen, und nach einem intensiven Testlauf mit Musterprojekten haben wir uns für unser eigenes astikos-Basecamp entschieden – denn mal ehrlich, das klingt doch schon cool, oder?
Mit Basecamp lassen sich Diskussionen führen, Umfragen abhalten, To-Do-Listen schreiben und abhaken, gemeinsam Termine planen und natürlich noch viel mehr. Alle Funktionen lassen sich in Projekten zusammenführen und auch als Vorlage abspeichern. So haben wir ein Projekt namens “Muster-Buchprojekt”, in dem die Standard-To-Dos, die Diskussionen zu Umsatzverteilung und Projektbeteiligten und die Vorlage für die Klappentexte bereits enthalten sind, so dass man eigentlich nur noch den Titel des Buchs einfügen muss.
Unsere Abstimmungen nach dem Lübbermann-Prinzip führen wir ebenfalls in Basecamp durch. Hierzu legen wir eine neue Diskussion mit dem Namen Abstimmung an, es wird zusammengefasst, über was abgestimmt wird und in welchem Zeitraum, und alle können anschließend ihre Wertung abgeben. Da wir alle per Mail eine Nachricht erhalten, wenn neue Diskussionen eröffnet wurden, ist sichergestellt, dass jeder an der Abstimmung teilnehmen kann.
Praktischerweise kann man anhand dieser Mails, die man mit Benachrichtigungen bekommt, auch gleich auf Beiträge antworten, ohne sich einloggen zu müssen – das macht es komfortabel möglich, auch unterwegs immer up to date zu sein und sich einbringen zu können, auch wenn man gerade nur genug Edge hat, um ein Email zu schreiben. Das perfekte Tool also für uns!
Last but not least – der direkte Kontakt
Natürlich geht bei all dieser Kollaboration über das Internet nichts über den direkten Kontakt. Viele Dinge lassen sich einfach schneller und besser im Gespräch klären. Ganz Old School greifen wir dafür auf Skype zurück. (Hangouts haben wir probiert, aber Jannis installiert sich nichts drittes mehr, da haben wir es wieder sein lassen).
Very old school Skype-Session. Mittwoch abends festes Date mit @astikosVerlag . #verlagneudenken #4von12 #12von12 pic.twitter.com/OwmzuZO7ll
— Katharina Eichler (@c_by_kitty) August 12, 2015
Zwei feste Termine pro Woche haben sich als guter Rhythmus herauskristallisiert, wichtige Dinge direkt zu klären. Mittwochs um 20 Uhr geben wir uns gegenseitig ein kurzes Update der zu erledigenden Dinge, laden ggf. neue Autoren zum Kennenlernen ein oder löchern Juristen mit Fragen zu unserem Autorenvertrag. Der Hunger beendet das Gespräch meist gegen 21 Uhr. Die “große” Skypesitzung findet dann am Sonntag um 11 Uhr statt, denn hey, am Montag muss man eh wieder früh raus, da kann man den Schlafrhythmus auch gleich mittrainieren.
Eines unseres zentralsten Dokumente ist das Skype-Protokoll, das wir ausschließlich in Google Drive pflegen. Hier werden, wie der Name schon sagt, die Ergebnisse der Skype-Sitzung protokolliert, damit die Genossinnen und Genossen, die nicht daran teilnehmen konnten, selbstständig auf den neuesten Stand bringen können. Idealerweise ergeben sich während der Sitzung To Dos, die dann im Protokoll festgehalten und beim nächsten Mal überprüft und abgehakt (oder nicht) werden.
Immer am Anfang des Monats überlegen sich die astiküsse, welche Aufgaben sie im neuen Monat wohl schaffen können und halten diese Dinge fest. Wer etwas davon geschafft hat, der kann das in der Liste DONE, DONE AND DANN eintragen – so sehen alle, dass wir weiterkommen was immer gut für die Motivation ist 😉
Im Großen und Ganzen sieht so also unsere digitale Zusammenarbeit aus. Im gleichen Maße, wie wir uns weiterentwickeln, werden auch die Hilfsmittel und Systeme mitwachsen. Vielleicht habt ihr ja noch Tipps für uns, die wir noch ausprobieren können? Oder ihr habt eine Frage zu der Arbeitsweise mit einem der vorgestellten Tools? Dann freuen wir uns auf eure Kommentare!
One thought on “digital total – Collaboration à la astikos”